Aumenta la efectividad de tus reuniones de trabajo (calcula el coste de la NO productividad).

Si todo es prioritario, nada realmente lo es.

¿Cuántas horas se desperdician en las empresas con reuniones que no van a ninguna parte? ¿Cuánto recursos y energías que se gastan convocando encuentros que no definen ningún plan de acción en concreto? ¿Cuántas reuniones malgastamos porque no tenemos idea de cómo convertirlas en herramientas efectivas? Será por estas cuestiones, entre otras, que las reuniones representan a uno de los grandes ladrones de tiempo en la empresa.

Un informe de EAE Business School, señala que España sólo cuenta con un índice de productividad del 31,5%, pese a que los españoles pasan una media de 1.695 horas en la oficina. Entonces podríamos preguntarnos, ¿cuántas de esas horas improductivas podríamos asociarlas con reuniones laborales?

En tal sentido, los datos recogidos por WorkMeter en su estudio anual sobre gestión del tiempo de trabajo, nos da un poco más de detalle y nos muestra que del tiempo total que pasamos en reuniones:

  • El 61% corresponden a reuniones programadas. Tiempo Medio de Actividad (1) (TMA) de 23 minutos.
  • El 39% restante a reuniones imprevistas o improvisadas. TMA de 18 minutos.

Todo subraya la necesidad de cambiar hábitos de forma imperativa en relación a la forma de reunirnos dentro de las organizaciones, empezando por abordar las cuestiones vinculadas a las mismas con herramientas que nos ayuden a concluir en buenas prácticas y buenos resultados. Nos habíamos referido a ello en un artículo anterior cuando destacábamos la importancia de definir la tipología de las reuniones y de identificar los actores clave que tienen que participar en cada una de ellas y en cada etapa; mencionábamos también algunas de las tecnologías específicas para facilitar la mirada sistémica, la acción y la planificación.

Ahora bien, siguiendo con la idea de convertir las reuniones en espacios rentables, productivos y efectivos, la idea es sumar herramientas que nos faciliten resultados visibles y concretos; es decir, para hacer que las cosas realmente sucedan. En tal sentido, más cuestiones son abordadas de forma práctica en el Programa de Reuniones Efectivas y describimos dos de ellas de forma breve a continuación.

1. Entorno de trabajo KANBAN. Perspectiva Agile.

KANBAN es un proceso analítico sofisticado para ayudarnos a seguir el rendimiento en detalle, detectar los cuellos de botella, repensar e implementar los cambios necesarios. Su objetivo fundamental es facilitarnos la gestión a través de visualizar rápidamente cómo se van completando las tareas y, en tal sentido, poder gestionar, definir y controlar el flujo de las mismas en relación a sus estados, seguimiento, limitaciones y prioridades de manera efectiva y flexible. Veamos un gráfico que resume estas cuestiones.

2. Costes y Mermas en las reuniones.

Cuando tenemos que tomar una decisión, ¿tenemos idea del coste de las reuniones que tendremos que llevar adelante para ello?

Es decir, habiendo definido la tipología, las etapas y habiendo identificado los actores participantes de cada encuentro, también es clave determinar el coste que implican cada una de las reuniones que serán necesarias hasta tomar una decisión final. Tomemos el ejemplo de un caso real que muestra el coste de 4 reuniones de trabajo para decidir sobre una compra de 1.600 €.

Es importante señalar que en el ejemplo se computan exclusivamente los costes directos al tiempo de la reunión; no se contemplan preparativos, logística o el coste oportunidad (aquello que podrían estar haciendo estas 5 personas si no hubieran tenido que estar en la reunión).

(1) El TMA es el índice de concentración del tiempo en que se trabaja sin interrupción en una misma actividad.

Reuniones Efectivas: ¿cómo conseguir reuniones efectivas y rentables?

Las reuniones son un medio, no un fin en sí mismas. Sin embargo, sobre todo en las organizaciones, las planteamos casi por automatismo y muchas veces abusamos de ellas como recurso o no sabemos cómo aprovechar todo el potencial que suponen. Es decir, las llevamos adelante sin incorporar criterios y técnicas que las conviertan en espacios fértiles y orientados a conseguir un resultado concreto.

En sí mismas, las reuniones son una herramienta fundamental de gestión y en esta economía del conocimiento dedicamos a ellas casi un 30% del tiempo (Fuente Workmeter). De esta forma, en relación a la tipología y al objetivo, se hacen necesarias medidas sistémicas y herramientas focalizadas orientadas a conseguir su efectividad.

Por este enfoque práctico y contrastado, este Programa de Reuniones Efectivas es altamente recomendado para todas las personas que desean conseguir mejores estrategias en las reuniones de la organización y con sus equipos de trabajo. La finalidad es eliminar los sesgos, las mermas y las patologías que suelen estar enquistadas para conseguir que sean todo lo efectivas y rentables que pueden ser.

Workshop y Metodología learning by doing para hacer que las cosas sucedan.

Como hemos mencionado, el Programa de Reuniones Efectivas aborda dos perspectivas muy claras. Por un lado permite a los participantes una perspectiva sistémica que revela las causas de las tipologías de las reuniones que tienen hoy por hoy, y ayuda a repensar y redefinir todo ese esquema basado en un escenario óptimo. Por otro lado, facilita el acceso a herramientas y técnicas operativas “llave en mano” que permiten fluir, unificar aspectos y agilizar las dinámicas de cada reunión en particular.

En tal sentido, durante la jornada se abordan estos contenidos:

  • ¿Para qué nos reunimos? Reflexionar acerca de esto nos ayuda a saber si debemos reunirnos o no, y en el caso de tener que hacerlo, entonces definir claramente el para qué, con qué frecuencia y qué personas tienen que participar.
  • Tipologías de las reuniones. Entendiendo que son un medio y no un fin en sí mismas, todas ellas tienen diferentes especialidades: planificación, evaluación, deliberativas o prospectivas. No obstante, ¿tenemos rigurosidad a la hora de definir qué actores participan en cada etapa de evolución, quiénes tienen poder de decisión, con qué frecuencia deben hacerse y en qué contexto?
  • Técnicas Lean y Agile para reuniones efectivas. Permite una predictibilidad máxima sobre los objetivos gracias a la lotificación y la trazabilidad precisa de las actividades que elimina el alto nivel de muda de las reuniones y las mermas generadas por éstas, construyendo dinámicas de trabajo de alto rendimiento.
  • Métricas de mermas y mudas de reuniones. Permite dimensionar el impacto económico real. Por ejemplo, para definir el coste de un proyecto “x” se toman la cantidad de reuniones y se miden los ratios salariales por personas, por horas, etc., involucrados en cada una de ellas. De esta forma, si el proyecto quedara inconcluso, sabremos efectivamente cuanto tiempo, dinero y recursos hemos perdido. Si en cambio, el coste de las reuniones ha sido más significativo que el proyecto propiamente dicho, entonces también nos será útil para repensar y rediseñar los próximos proyectos contemplando estas métricas.

No obstante, y como hemos venido diciendo, la procrastinación es otro de los aspectos que también desaparece gracias a la aplicación de las herramientas de gestión de tareas KANBAN, SCRUM y TOBU MATRIX, entre otras. Si bien ya las hemos descrito brevemente en un artículo anterior, agregaremos que todas ellas son aplicables y altamente efectivas tanto el plan de rediseño sistémico de reuniones, como para la agilización de cada reunión propiamente dicha.

JoanMa Torres, nuestro referente especialista en las metodologías que favorecen que las cosas sucedan en las organizaciones, resume a la perfección el aspecto sobresaliente de cada una de esas técnicas:

  • Medidas sistémicas para lograr reuniones efectivas: MENOS ES MÁS.
  • Herramientas operativas y ágiles para gestionar mi focus: TOBU MATRIX.
  • Técnicas para hacer que las cosas sucedan: SCRUM, KANBAN.
  • Trazabilidad precisa de las actividades: REGISTROS AGILE.
  • Predictibilidad máxima sobre los objetivos: LOTIFICACIÓN.

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo que disponemos para su realización.” Sir Parkinson

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