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Aumenta la efectividad de tus reuniones de trabajo (calcula el coste de la NO productividad).

Si todo es prioritario, nada realmente lo es.

¿Cuántas horas se desperdician en las empresas con reuniones que no van a ninguna parte? ¿Cuánto recursos y energías que se gastan convocando encuentros que no definen ningún plan de acción en concreto? ¿Cuántas reuniones malgastamos porque no tenemos idea de cómo convertirlas en herramientas efectivas? Será por estas cuestiones, entre otras, que las reuniones representan a uno de los grandes ladrones de tiempo en la empresa.

Un informe de EAE Business School, señala que España sólo cuenta con un índice de productividad del 31,5%, pese a que los españoles pasan una media de 1.695 horas en la oficina. Entonces podríamos preguntarnos, ¿cuántas de esas horas improductivas podríamos asociarlas con reuniones laborales?

En tal sentido, los datos recogidos por WorkMeter en su estudio anual sobre gestión del tiempo de trabajo, nos da un poco más de detalle y nos muestra que del tiempo total que pasamos en reuniones:

  • El 61% corresponden a reuniones programadas. Tiempo Medio de Actividad (1) (TMA) de 23 minutos.
  • El 39% restante a reuniones imprevistas o improvisadas. TMA de 18 minutos.

Todo subraya la necesidad de cambiar hábitos de forma imperativa en relación a la forma de reunirnos dentro de las organizaciones, empezando por abordar las cuestiones vinculadas a las mismas con herramientas que nos ayuden a concluir en buenas prácticas y buenos resultados. Nos habíamos referido a ello en un artículo anterior cuando destacábamos la importancia de definir la tipología de las reuniones y de identificar los actores clave que tienen que participar en cada una de ellas y en cada etapa; mencionábamos también algunas de las tecnologías específicas para facilitar la mirada sistémica, la acción y la planificación.

Ahora bien, siguiendo con la idea de convertir las reuniones en espacios rentables, productivos y efectivos, la idea es sumar herramientas que nos faciliten resultados visibles y concretos; es decir, para hacer que las cosas realmente sucedan. En tal sentido, más cuestiones son abordadas de forma práctica en el Programa de Reuniones Efectivas y describimos dos de ellas de forma breve a continuación.

1. Entorno de trabajo KANBAN. Perspectiva Agile.

KANBAN es un proceso analítico sofisticado para ayudarnos a seguir el rendimiento en detalle, detectar los cuellos de botella, repensar e implementar los cambios necesarios. Su objetivo fundamental es facilitarnos la gestión a través de visualizar rápidamente cómo se van completando las tareas y, en tal sentido, poder gestionar, definir y controlar el flujo de las mismas en relación a sus estados, seguimiento, limitaciones y prioridades de manera efectiva y flexible. Veamos un gráfico que resume estas cuestiones.

2. Costes y Mermas en las reuniones.

Cuando tenemos que tomar una decisión, ¿tenemos idea del coste de las reuniones que tendremos que llevar adelante para ello?

Es decir, habiendo definido la tipología, las etapas y habiendo identificado los actores participantes de cada encuentro, también es clave determinar el coste que implican cada una de las reuniones que serán necesarias hasta tomar una decisión final. Tomemos el ejemplo de un caso real que muestra el coste de 4 reuniones de trabajo para decidir sobre una compra de 1.600 €.

Es importante señalar que en el ejemplo se computan exclusivamente los costes directos al tiempo de la reunión; no se contemplan preparativos, logística o el coste oportunidad (aquello que podrían estar haciendo estas 5 personas si no hubieran tenido que estar en la reunión).

(1) El TMA es el índice de concentración del tiempo en que se trabaja sin interrupción en una misma actividad.

Productividad 4.0: más foco, más control y menos estrés.

Para sumar competitividad dentro del entorno VUCA, existen una diversidad de programas que abordan sobre todo conceptos asociados al liderazgo como la Inteligencia Emocional, el Mindfulness, etc. Ahora bien, tan importantes como esas técnicas de autogestión profesional, resultan las herramientas prácticas y concretas que facilitan la gestión operativa medible y efectiva de cada día.

Por ejemplo, cada negocio sabe perfectamente cuál es su Core Business, sin embargo, muchos no saben los cómo para ponerlo en práctica. Retomando el ejemplo que dábamos con antelación, muchas veces hacemos una formación que suele explicarnos qué tenemos que hacer, aunque después, la mayoría de las veces no tenemos idea por dónde empezar y/o cómo organizarnos para que pueda comenzar a ocurrir. Esto último, la dimensión de lo concreto, de hacer que las cosas sucedan operativamente, es el objetivo clave al que apunta este Programa de Efectividad Profesional diseñado por Torres Associades, quienes también se autodenominan -de forma simpática- como la Consultoría Metodológica de los Cómos.

En tal sentido, esta jornadas están destinadas a todos aquellos perfiles profesionales que deseen mejorar su efectividad y productividad; que quieran hacer más y mejor con menos esfuerzo. ¿Suena abstracto? Pues a continuación, mencionamos algunas de las herramientas (los cómo) que esta formación facilita llave en mano y sobre las que brindan soporte para resolver consultas de forma indefinida.

Lean Mail, gestión efectiva del correo electrónico (también del Outlook 365).

La perspectiva Lean Mail nos permite gestionar el correo de forma efectiva para poder focalizar nuestra atención a aquellas actividades que aportan valor, en cualquier solución aunque hacemos esta especial mención al Outlook 365 por su alto impacto en la productividad según hábitos de GTD y Agile.

Ahora bien, la idea es que además de estar en la vanguardia de las tecnologías, aprendamos a utilizarlas de forma tal que nos permita desarrollar mejores hábitos de gestión. Es decir, saber de qué manera podemos ser más efectivos y productivos en la gestión del correo electrónico para tener más foco, para categorizar mejor la información que emitimos y que recibimos, entre otras cosas.

SCRUM, gestión de la planificación estratégica.

Sobre todo en los entornos VUCA que mencionábamos al comienzo del artículo, necesitamos abandonar la planificación tradicional. Ciertamente, no podemos dar soluciones cerradas o estándares a problemas desconocidos, ya que esto lo único que multiplica es la conflictividad, las desviaciones, el presupuesto y, lo peor, la insatisfacción del cliente con el resultado. Por ello, hoy es requisito primordial gestionar la planificación con la premisa de la flexibilidad. Aprender a sprintar semanalmente lotificando nuestras actividades nos permite tener un mayor control y perspectiva, re-orientar, adaptar, identificar y resolver rápidamente, sobre todo en proyectos de gran complejidad o bien la gestión del trabajo delegado.

Un apunte más.

Justamente por la importancia que hemos puesto en esto de poder medir el impacto de lo aprendido, señalamos que los profesionales formados en el Programa de Efectividad Profesional -que incluye mucho más de las herramientas que hemos descrito brevemente-, consiguen una media de más del 85% de las actividades planificadas semanalmente.

Formato In Company. Modalidad learning by doing para que cada participante pueda capitalizar e incorporar las herramientas de forma fácil e inmediata en su cotidianeidad.

Reuniones Efectivas: ¿cómo conseguir reuniones efectivas y rentables?

Las reuniones son un medio, no un fin en sí mismas. Sin embargo, sobre todo en las organizaciones, las planteamos casi por automatismo y muchas veces abusamos de ellas como recurso o no sabemos cómo aprovechar todo el potencial que suponen. Es decir, las llevamos adelante sin incorporar criterios y técnicas que las conviertan en espacios fértiles y orientados a conseguir un resultado concreto.

En sí mismas, las reuniones son una herramienta fundamental de gestión y en esta economía del conocimiento dedicamos a ellas casi un 30% del tiempo (Fuente Workmeter). De esta forma, en relación a la tipología y al objetivo, se hacen necesarias medidas sistémicas y herramientas focalizadas orientadas a conseguir su efectividad.

Por este enfoque práctico y contrastado, este Programa de Reuniones Efectivas es altamente recomendado para todas las personas que desean conseguir mejores estrategias en las reuniones de la organización y con sus equipos de trabajo. La finalidad es eliminar los sesgos, las mermas y las patologías que suelen estar enquistadas para conseguir que sean todo lo efectivas y rentables que pueden ser.

Workshop y Metodología learning by doing para hacer que las cosas sucedan.

Como hemos mencionado, el Programa de Reuniones Efectivas aborda dos perspectivas muy claras. Por un lado permite a los participantes una perspectiva sistémica que revela las causas de las tipologías de las reuniones que tienen hoy por hoy, y ayuda a repensar y redefinir todo ese esquema basado en un escenario óptimo. Por otro lado, facilita el acceso a herramientas y técnicas operativas “llave en mano” que permiten fluir, unificar aspectos y agilizar las dinámicas de cada reunión en particular.

En tal sentido, durante la jornada se abordan estos contenidos:

  • ¿Para qué nos reunimos? Reflexionar acerca de esto nos ayuda a saber si debemos reunirnos o no, y en el caso de tener que hacerlo, entonces definir claramente el para qué, con qué frecuencia y qué personas tienen que participar.
  • Tipologías de las reuniones. Entendiendo que son un medio y no un fin en sí mismas, todas ellas tienen diferentes especialidades: planificación, evaluación, deliberativas o prospectivas. No obstante, ¿tenemos rigurosidad a la hora de definir qué actores participan en cada etapa de evolución, quiénes tienen poder de decisión, con qué frecuencia deben hacerse y en qué contexto?
  • Técnicas Lean y Agile para reuniones efectivas. Permite una predictibilidad máxima sobre los objetivos gracias a la lotificación y la trazabilidad precisa de las actividades que elimina el alto nivel de muda de las reuniones y las mermas generadas por éstas, construyendo dinámicas de trabajo de alto rendimiento.
  • Métricas de mermas y mudas de reuniones. Permite dimensionar el impacto económico real. Por ejemplo, para definir el coste de un proyecto “x” se toman la cantidad de reuniones y se miden los ratios salariales por personas, por horas, etc., involucrados en cada una de ellas. De esta forma, si el proyecto quedara inconcluso, sabremos efectivamente cuanto tiempo, dinero y recursos hemos perdido. Si en cambio, el coste de las reuniones ha sido más significativo que el proyecto propiamente dicho, entonces también nos será útil para repensar y rediseñar los próximos proyectos contemplando estas métricas.

No obstante, y como hemos venido diciendo, la procrastinación es otro de los aspectos que también desaparece gracias a la aplicación de las herramientas de gestión de tareas KANBAN, SCRUM y TOBU MATRIX, entre otras. Si bien ya las hemos descrito brevemente en un artículo anterior, agregaremos que todas ellas son aplicables y altamente efectivas tanto el plan de rediseño sistémico de reuniones, como para la agilización de cada reunión propiamente dicha.

JoanMa Torres, nuestro referente especialista en las metodologías que favorecen que las cosas sucedan en las organizaciones, resume a la perfección el aspecto sobresaliente de cada una de esas técnicas:

  • Medidas sistémicas para lograr reuniones efectivas: MENOS ES MÁS.
  • Herramientas operativas y ágiles para gestionar mi focus: TOBU MATRIX.
  • Técnicas para hacer que las cosas sucedan: SCRUM, KANBAN.
  • Trazabilidad precisa de las actividades: REGISTROS AGILE.
  • Predictibilidad máxima sobre los objetivos: LOTIFICACIÓN.

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo que disponemos para su realización.” Sir Parkinson

Productividad 4.0: haz que las cosas sucedan en tu organización.

Productividad 4.0 para tiempos convulsos.

Diferentes estudios señalan que una media del 31% del tiempo de trabajo en la gestión del conocimiento estamos en cambios de actividad o interrupciones; que una media del 17% del tiempo de trabajo, en perfiles de oficina, lo dedicamos a la gestión del correo electrónico, y que un 39% de nuestras reuniones son imprevistas y sin foco. Además, los cambios de actividad constantes reduce hasta un 10% nuestro coeficiente intelectual durante el proceso de trabajo.

Pareciera, a simple vista, que todo podría solucionarse aprendiendo a gestionar el tiempo sin más. Sin embargo, aún estructurando y asignando tiempo a cada tarea (incluso sabiendo cómo priorizar lo importante) sabríamos íntimamente que podemos permitirnos una permiso a modo de postergación, o dos, o tres o muchos, especulando con esforzarnos en la tarea que sea y  hasta la fecha límite. ¿Entonces? Evidentemente, la gestión del tiempo, como tal, sólo supone una pequeña forma de tomar como punto de partida una variante que nos lleva al mismo círculo vicioso de la procrastinación y de todo lo que hemos mencionado con antelación.

Pero lo que tenemos que saber es que para muchas personas diferir y/o aplazar sus obligaciones no es un acto voluntario y por mucho que quieran, no pueden evitarlo. Quedan atrapadas en modelos mentales y, aunque saben exactamente qué tienen que hacer y cómo hacerlo, no pueden tomar acción sobre ello. Por supuesto, el arte de la postergación lejos de generar bienestar acarrea una importante sensación de malestar por no poder salir de la inacción, por no poder controlar el estrés que genera el trabajo pendiente y, sobre todo, por no poder renunciar a la recompensa inmediata.

Entonces, ¿qué necesitan las personas para ser más productivos/as?

Sobre todo, necesitan atención y foco, pero no en el formato tradicional -aunque efímero la mayoría de las veces- que sugiere “5 ideas para ser más productivos” o “consejos para ser más efectivos”; ciertamente, se necesita pasar a la acción con práctica, con herramientas y técnicas concretas que resulten simples de incorporar y aplicar en el día a día y que realmente sean funcionales para favorecer el foco y la atención. En este mismo sentido, la neurociencia también se ha expresado señalando que la capacidad del cerebro humano de funcionar en multitarea es nula; incluso cuando se hacen dos cosas a la vez (mecánicas), somos menos eficientes en cada una de las dos que si las hacemos por separado. 

En línea con estas premisas, JoanMa Torres, consultor de Torres Associades y un apasionado por las metodologías que favorecen que las cosas sucedan en las organizaciones, ha diseñado este Programa de Efectividad Profesional con un objetivo claro: facilitar la efectividad y aumentar la productividad profesional. Entre otras cosas, hacer más con menos esfuerzo que, dicho de otra forma, supone hacer con más foco, más control y menos estrés. De hecho, los profesionales formados en el programa consiguen una media de más del 85% de las actividades planificadas semanalmente.

“En un entorno VUCA donde estamos en la búsqueda de un valor compartido, los líderes del conocimiento tienen la necesidad de orientar su atención a que las cosas sucedan”. Así nos lo señala JoanMa Torres.

Breve abordaje sobre algunas de las herramientas.

1. Getting Things Done (GTD).

“La gestión del tiempo no existe. Lo importante es saber en qué vamos a poner el foco y la atención y qué tiempo de calidad dedicamos a cada tarea”.  JoanMa Torres.   

Desarrollado por David Allen, se trata de un método de productividad que ha sido aceptado mundialmente como una de las metodologías más efectivas de organización personal y profesional. En su libro señala que nuestra memoria es ineficiente y para ello plantea un par de inquietudes: ¿cuántas veces nuestra memoria nos ha recordado algo en algún momento en el que no podíamos hacer nada al respecto? ¿Cuántas veces nuestra memoria no nos recuerda algo cuando sí podemos o debemos hacerlo?

El método apunta a contar con un sistema organizativo que consigue hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de todo lo que tenemos o queremos hacer. Al no depender de nuestra memoria, nos permite recordar de las cosas que tenemos que recordar en el momento que tenemos que hacerlo. De esta forma, nuestra mente está en calma sabiendo que no se le escapa nada y entonces puede ocuparse de trabajar en acciones concretas, a tiempo y de forma creativa y eficiente.

2. SCRUM (para no tecnólogos).

Sprintar cada semana para que las cosas sucedan. Concretar, asegurar tiempos y generar equipo.

La falta de planificación o el exceso de ella generan retrasos, confusión e ineficacia. EL SCRUM es un proceso que permite abordar proyectos complejos desarrollados en entornos dinámicos y cambiantes de un modo flexible en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de una tarea en particular. Es una opción de gestión ideal para acometer proyectos que exigen rapidez en los resultados y en los que la flexibilidad es un requisito imprescindible. Para ello aprender a sprintar semanalmente, hacer retros, lotificar las actividades y orientar a resultados es clave en los equipos actuales.

3. ToBu MATRIX.

Instrumento clave de planificación diaria, una nueva brújula profesional con foco.

Es una herramienta desarrollada por Torres Associades que, a diferencia del SCRUM que nos facilita una visión/gestión semanal, nos acerca un cuadro de mando de gestión diaria de una tarea y/o proyecto, siguiendo la premisa de la flexibilidad. Es decir, este cuadro de gestión nos permite fácilmente pasar de lo particular a lo general (o viceversa), prever desvíos, ajustar tiempos, presupuesto, responsabilidades y tener un seguimiento cercano y práctico de la evolución de la tarea en concreto. Dicho de otra forma, nos facilita el foco diario, permitiendo que nuestra atención se focalice en lo necesario según los inputs de las diferentes bandejas de entrada.

4. Lean Mail.

Una gestión efectiva del correo electrónico.

En las últimas dos décadas hemos cambiado considerablemente nuestra relación con la tecnología y en la integración de estas en las organizaciones: la relación con clientes (CRM), el marketing digital, sensorización, cambio generacional, etc. También se han mejorado las redes, los sistemas de back-up, de seguridad  y de movilidad. No obstante, poco hemos cambiado nuestra forma de gestionar el correo electrónico, lo que significa que continuamos siendo meros receptores y emisores de mails.

La perspectiva Lean Mail incorpora los principios de GTD para poder anclar la atención a aquellas actividades que aportan valor categorizando las actividades según la tipología de atención que requiere.

Más valor añadido importante.

Mas allá del breve acercamiento que hemos hecho en cada una de las metodologías, el Programa de Efectividad Profesional es una invitación a la incorporación y ejecución inmediata de cada una de ellas en el puesto de trabajo. No obstante, una vez finalizado el curso, durante el período/proceso de implantación y de forma indefinida, los especialistas están abiertos a consultas/dudas técnicas y específicas sobre las funciones de cada una de las herramientas de gestión.

Sobre la modalidad y la duración del curso.

El programa puede impartirse bajo el formato In Company o bien en Grupo Abierto. En cualquier caso, se trata de dos jornadas intensivas y consecutivas de 7 horas cada una, que se imparten bajo la modalidad learning by doing. En este sentido, durante las dos jornadas se lleva adelante el desarrollo de prácticas, dinámicas experienciales que permiten a los/as participantes capitalizar e incorporar las herramientas de forma fácil e inmediata en su cotidianeidad.

El testimonio de un ex alumno del programa, Joan Farré -HR manager UAB, resume lo dicho previamente, de manera muy precisa: “Máxima aplicabilidad teniendo en cuenta el coste temporal y los beneficios obtenidos. Muy agradecido porque GTD ha cambiado mi día a día y el de mi equipo.”

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