Aumenta la efectividad de tus reuniones de trabajo (calcula el coste de la NO productividad).

Si todo es prioritario, nada realmente lo es.

¿Cuántas horas se desperdician en las empresas con reuniones que no van a ninguna parte? ¿Cuánto recursos y energías que se gastan convocando encuentros que no definen ningún plan de acción en concreto? ¿Cuántas reuniones malgastamos porque no tenemos idea de cómo convertirlas en herramientas efectivas? Será por estas cuestiones, entre otras, que las reuniones representan a uno de los grandes ladrones de tiempo en la empresa.

Un informe de EAE Business School, señala que España sólo cuenta con un índice de productividad del 31,5%, pese a que los españoles pasan una media de 1.695 horas en la oficina. Entonces podríamos preguntarnos, ¿cuántas de esas horas improductivas podríamos asociarlas con reuniones laborales?

En tal sentido, los datos recogidos por WorkMeter en su estudio anual sobre gestión del tiempo de trabajo, nos da un poco más de detalle y nos muestra que del tiempo total que pasamos en reuniones:

  • El 61% corresponden a reuniones programadas. Tiempo Medio de Actividad (1) (TMA) de 23 minutos.
  • El 39% restante a reuniones imprevistas o improvisadas. TMA de 18 minutos.

Todo subraya la necesidad de cambiar hábitos de forma imperativa en relación a la forma de reunirnos dentro de las organizaciones, empezando por abordar las cuestiones vinculadas a las mismas con herramientas que nos ayuden a concluir en buenas prácticas y buenos resultados. Nos habíamos referido a ello en un artículo anterior cuando destacábamos la importancia de definir la tipología de las reuniones y de identificar los actores clave que tienen que participar en cada una de ellas y en cada etapa; mencionábamos también algunas de las tecnologías específicas para facilitar la mirada sistémica, la acción y la planificación.

Ahora bien, siguiendo con la idea de convertir las reuniones en espacios rentables, productivos y efectivos, la idea es sumar herramientas que nos faciliten resultados visibles y concretos; es decir, para hacer que las cosas realmente sucedan. En tal sentido, más cuestiones son abordadas de forma práctica en el Programa de Reuniones Efectivas y describimos dos de ellas de forma breve a continuación.

1. Entorno de trabajo KANBAN. Perspectiva Agile.

KANBAN es un proceso analítico sofisticado para ayudarnos a seguir el rendimiento en detalle, detectar los cuellos de botella, repensar e implementar los cambios necesarios. Su objetivo fundamental es facilitarnos la gestión a través de visualizar rápidamente cómo se van completando las tareas y, en tal sentido, poder gestionar, definir y controlar el flujo de las mismas en relación a sus estados, seguimiento, limitaciones y prioridades de manera efectiva y flexible. Veamos un gráfico que resume estas cuestiones.

2. Costes y Mermas en las reuniones.

Cuando tenemos que tomar una decisión, ¿tenemos idea del coste de las reuniones que tendremos que llevar adelante para ello?

Es decir, habiendo definido la tipología, las etapas y habiendo identificado los actores participantes de cada encuentro, también es clave determinar el coste que implican cada una de las reuniones que serán necesarias hasta tomar una decisión final. Tomemos el ejemplo de un caso real que muestra el coste de 4 reuniones de trabajo para decidir sobre una compra de 1.600 €.

Es importante señalar que en el ejemplo se computan exclusivamente los costes directos al tiempo de la reunión; no se contemplan preparativos, logística o el coste oportunidad (aquello que podrían estar haciendo estas 5 personas si no hubieran tenido que estar en la reunión).

(1) El TMA es el índice de concentración del tiempo en que se trabaja sin interrupción en una misma actividad.

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