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Efectividad Profesional.

Haz que las cosas sucedan en tu organización.
Productividad 4.0 para tiempos convulsos.

Diferentes estudios señalan que una media del 31% del tiempo de trabajo en la gestión del conocimiento estamos en cambios de actividad o interrupciones; que una media del 17% del tiempo de trabajo, en perfiles de oficina, lo dedicamos a la gestión del correo electrónico, y que un 39% de nuestras reuniones son imprevistas y sin foco. Además, los cambios de actividad constantes reduce hasta un 10% nuestro coeficiente intelectual durante el proceso de trabajo.

Pareciera, a simple vista, que todo podría solucionarse aprendiendo a gestionar el tiempo sin más. Sin embargo, aún estructurando y asignando tiempo a cada tarea (incluso sabiendo cómo priorizar lo importante) sabríamos íntimamente que podemos permitirnos una permiso a modo de postergación, o dos, o tres o muchos, especulando con esforzarnos en la tarea que sea y  hasta la fecha límite. ¿Entonces? Evidentemente, la gestión del tiempo, como tal, sólo supone una pequeña forma de tomar como punto de partida una variante que nos lleva al mismo círculo vicioso de la procrastinación y de todo lo que hemos mencionado con antelación.

Pero lo que tenemos que saber es que para muchas personas diferir y/o aplazar sus obligaciones no es un acto voluntario y por mucho que quieran, no pueden evitarlo. Quedan atrapadas en modelos mentales y, aunque saben exactamente qué tienen que hacer y cómo hacerlo, no pueden tomar acción sobre ello. Por supuesto, el arte de la postergación lejos de generar bienestar acarrea una importante sensación de malestar por no poder salir de la inacción, por no poder controlar el estrés que genera el trabajo pendiente y, sobre todo, por no poder renunciar a la recompensa inmediata.

Entonces, ¿qué necesitan las personas para ser más productivos/as?

Sobre todo, necesitan atención y foco, pero no en el formato tradicional -aunque efímero la mayoría de las veces- que sugiere “5 ideas para ser más productivos” o “consejos para ser más efectivos”; ciertamente, se necesita pasar a la acción con práctica, con herramientas y técnicas concretas que resulten simples de incorporar y aplicar en el día a día y que realmente sean funcionales para favorecer el foco y la atención. En este mismo sentido, la neurociencia también se ha expresado señalando que la capacidad del cerebro humano de funcionar en multitarea es nula; incluso cuando se hacen dos cosas a la vez (mecánicas), somos menos eficientes en cada una de las dos que si las hacemos por separado. 

En línea con estas premisas, JoanMa Torres, consultor de Torres Associades y un apasionado por las metodologías que favorecen que las cosas sucedan en las organizaciones, ha diseñado este Curso de Productividad 4.0 con un objetivo claro: facilitar la efectividad y aumentar la productividad profesional. Entre otras cosas, hacer más con menos esfuerzo que, dicho de otra forma, supone hacer con más foco, más control y menos estrés. De hecho, los profesionales formados en el programa consiguen una media de más del 85% de las actividades planificadas semanalmente.

“En un entorno VUCA donde estamos en la búsqueda de un valor compartido, los líderes del conocimiento tienen la necesidad de orientar su atención a que las cosas sucedan”. Así nos lo señala JoanMa Torres.

Breve abordaje sobre algunas de las herramientas.

1. Getting Things Done (GTD).

“La gestión del tiempo no existe. Lo importante es saber en qué vamos a poner el foco y la atención y qué tiempo de calidad dedicamos a cada tarea”.  JoanMa Torres.   

Desarrollado por David Allen, se trata de un método de productividad que ha sido aceptado mundialmente como una de las metodologías más efectivas de organización personal y profesional. En su libro señala que nuestra memoria es ineficiente y para ello plantea un par de inquietudes: ¿cuántas veces nuestra memoria nos ha recordado algo en algún momento en el que no podíamos hacer nada al respecto? ¿Cuántas veces nuestra memoria no nos recuerda algo cuando sí podemos o debemos hacerlo?

El método apunta a contar con un sistema organizativo que consigue hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de todo lo que tenemos o queremos hacer. Al no depender de nuestra memoria, nos permite recordar de las cosas que tenemos que recordar en el momento que tenemos que hacerlo. De esta forma, nuestra mente está en calma sabiendo que no se le escapa nada y entonces puede ocuparse de trabajar en acciones concretas, a tiempo y de forma creativa y eficiente.

2. SCRUM (para no tecnólogos).

Sprintar cada semana para que las cosas sucedan. Concretar, asegurar tiempos y generar equipo.

La falta de planificación o el exceso de ella generan retrasos, confusión e ineficacia. EL SCRUM es un proceso que permite abordar proyectos complejos desarrollados en entornos dinámicos y cambiantes de un modo flexible en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de una tarea en particular. Es una opción de gestión ideal para acometer proyectos que exigen rapidez en los resultados y en los que la flexibilidad es un requisito imprescindible. Para ello aprender a sprintar semanalmente, hacer retros, lotificar las actividades y orientar a resultados es clave en los equipos actuales.

3. ToBu MATRIX.

Instrumento clave de planificación diaria, una nueva brújula profesional con foco.

Es una herramienta desarrollada por Torres Associades que, a diferencia del SCRUM que nos facilita una visión/gestión semanal, nos acerca un cuadro de mando de gestión diaria de una tarea y/o proyecto, siguiendo la premisa de la flexibilidad. Es decir, este cuadro de gestión nos permite fácilmente pasar de lo particular a lo general (o viceversa), prever desvíos, ajustar tiempos, presupuesto, responsabilidades y tener un seguimiento cercano y práctico de la evolución de la tarea en concreto. Dicho de otra forma, nos facilita el foco diario, permitiendo que nuestra atención se focalice en lo necesario según los inputs de las diferentes bandejas de entrada.

4. Lean Mail.

Una gestión efectiva del correo electrónico.

En las últimas dos décadas hemos cambiado considerablemente nuestra relación con la tecnología y en la integración de estas en las organizaciones: la relación con clientes (CRM), el marketing digital, sensorización, cambio generacional, etc. También se han mejorado las redes, los sistemas de back-up, de seguridad  y de movilidad. No obstante, poco hemos cambiado nuestra forma de gestionar el correo electrónico, lo que significa que continuamos siendo meros receptores y emisores de mails.

La perspectiva Lean Mail incorpora los principios de GTD para poder anclar la atención a aquellas actividades que aportan valor categorizando las actividades según la tipología de atención que requiere.

Más valor añadido importante.

Mas allá del breve acercamiento que hemos hecho en cada una de las metodologías, el Curso de Productividad 4.0 es una invitación a la incorporación y ejecución inmediata de cada una de ellas en el puesto de trabajo. No obstante, una vez finalizado el curso, durante el período/proceso de implantación y de forma indefinida, los especialistas están abiertos a consultas/dudas técnicas y específicas sobre las funciones de cada una de las herramientas de gestión.

Sobre la modalidad y la duración del curso.

El programa puede impartirse bajo el formato In Company o bien en Grupo Abierto. En cualquier caso, se trata de dos jornadas intensivas y consecutivas de 7 horas cada una, que se imparten bajo la modalidad learning by doing. En este sentido, durante las dos jornadas se lleva adelante el desarrollo de prácticas, dinámicas experienciales que permiten a los/as participantes capitalizar e incorporar las herramientas de forma fácil e inmediata en su cotidianeidad.


El testimonio de un ex alumno del programa, Joan Farré -HR manager UAB, resume lo dicho previamente, de manera muy precisa: “Máxima aplicabilidad teniendo en cuenta el coste temporal y los beneficios obtenidos. Muy agradecido porque GTD ha cambiado mi día a día y el de mi equipo.”

Conoce nuestro Programa de Desarrollo Productividad 4.0.


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