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Cuando hablamos de gestionar nuestro tiempo, y especialmente cuando nos referimos a la productividad (el tiempo es oro y se mide en productividad), la mejora de la productividad, acostumbramos a pensar la forma de conseguir hacer más tareas o actividades en un determinado período de tiempo. En la mayoría de ocasiones eso significa hacer las cosas más rápidamente, lo cual implica un riesgo: sacrificar la calidad del resultado. Recuerda aquel dicho popular: “Las prisas no buenas consejeras”.

Entonces si no se trata de hacer las cosas más rápidamente ¿de qué se trata?. En mis cursos siempre digo que el secreto no es tener más tiempo – sabemos que los días tienen 24 horas y eso va a seguir así por mucho tiempo – el secreto es hacer menos. Suena raro, pero se trata de eso: hacer menos. Pudiera parecer un acto de irresponsabilidad pero enseguida vas a ver que no. Se trata de hacer menos y practicar algo que a muchas personas les cuesta muchísimo: practicar la delegación, delegar aquellas tareas que otros pueden hacer en nuestro lugar con la garantía de obtener los mismos resultados que nosotros.

La delegación tiene una gran ventaja: nos permite dedicar el tiempo de la tarea delegada a otras actividades.

Pero ¿qué es eso de delegar? ¿cómo lo hago? Delegación significa conseguir resultados dando a otra persona la autoridad para hacer el trabajo del cual tú eres el responsable. La delegación tiene algunos riesgos potenciales, por eso recomendamos utilizar un proceso de delegación que reduzca al mínimo los riesgos y maximizar las recompensas. Debemos empezar aclarando que delegar no es “pasarle la pelota a otro”. No es asignar una tarea que no me gusta a alguno de mis colaboradores de forma improvisada. Antes de aventurarnos a delegar parte de nuestro trabajo debemos hacer un ejercicio de reflexión que nos permita decidir si delegamos una tarea o proyecto.

Tenemos algunas preguntas que pueden ayudarnos:

• ¿Hay algo que realmente obligue a que tenga que hacerlo yo mismo?
• ¿Quién más tiene la capacidad de hacer esto?
• ¿Quién puede beneficiarse de aprender a hacer esto?
• ¿Qué es lo peor que puede pasar si delego? Y ¿Cómo puedo evitarlo?
• ¿Quién tiene el mayor interés en el resultado?
• ¿Quién es realmente el “dueño” de este problema?

Aventurarnos a delegar de cualquier forma puede llegar a ser realmente angustiante y arriesgado, porque realmente existe riesgo de que los resultados sean diferentes de los esperados, o sencillamente no obtengamos resultados. Existe un método que nos permite que la delegación funcione.

1. Definir los resultados deseados. El primer paso antes de delegar cualquier tarea o proyecto es tener claro un mismo qué queremos conseguir. Debemos definir el resultado esperado en clave de METAS:

Motivador: sólo hacemos bien lo que realmente queremos hacer.

Específico: está descrito de una forma clara aquello que se quiere conseguir.

Temporizado: contiene un acuerdo claro sobre los plazos.

Alcanzable: existe probabilidad de éxito con perseverancia.

Seguible: Asegurarnos de que sabremos que lo hemos logrado

2. Seleccionar a un empleado apropiado. Las tareas no se asignan al primero que pasa o al que está disponible. Antes de delegar un trabajo debemos pensar quién es la persona más adecuada, por aptitud y actitud, para llevarlo a cabo. Las cuestiones de disponibilidad con frecuencia pueden resolverse reorganizando o replanificando.

3. Determinar el “nivel” de la delegación. El nivel de la delegación se refiere a la cantidad de poder de decisión que otorgamos a la persona en quien delegamos. Empezando por el nivel más bajo, la persona en quien delegamos puede:

1. Reunir información sobre las ventajas y desventajas de diversas opciones para que nosotros tomemos la decisión pertinente.
2. Proporcionar varias acciones alternativas posibles y recomendar una.
3. Recomendar las acciones que cree que se deben lleven a cabo y esperar a nuestra aprobación.
4. Adoptar medidas e informar cuando lo haya hecho.
5. Adoptar medidas de forma independiente sin necesidad de presentar un informe.

Repasando los diferentes niveles de delegación podemos determinar en qué nivel de delegación estamos nosotros mismos. A la mayoría de nosotros nos gustaría estar, si no lo estamos ya, en el nivel más alto de delegación, aquél que nos da una mayor autonomía e independencia. No es difícil imaginar que nuestros colaboradores tienen aspiraciones similares a las nuestras.

4. Aclarar las expectativas y parámetros establecidos. Tan importante como definir los resultados esperados lo es definir qué se espera que haga la otra persona. Se trata de definir “las reglas del juego” de la delegación: qué vale y qué no vale; en base a qué valores o normas vamos a trabajar; que comportamientos son deseables y cuáles no. En definitiva se trata de definir el marco de actuación, el perímetro del terreno de juego, en el que se va a mover la persona que recibe el trabajo delegado.

5. Dar autoridad para que coincida con el nivel de responsabilidad. Cuando delegamos una tarea estamos asignando una responsabilidad a la otra persona; esperamos que consiga los resultados definidos y le vamos a pedir cuentas por ello. Para realizar el trabajo, la persona va a necesitar un nivel de autoridad acorde a los resultados esperados y acorde al entorno en el que se va a desenvolver, independientemente que se trate de una persona de nuestra propia organización o una persona externa a ella. Debemos ser conscientes de que la autoridad no se ve (a excepción de organizaciones militarizadas o similares), por lo tanto debemos hacer visible esa autoridad. ¿Cómo? Informando al resto de personas con las que va a interactuar nuestro colaborador, quien recibe la delegación. Como ejemplo representativo podemos hablar del “nombramiento”, si bien no siempre es necesario hacer un nombramiento oficial, ya sea por tratarse de tareas menores, ya sea por tratarse de delegaciones temporales. De cualquier modo nos adaptaremos a las circunstancias que envuelvan cada caso, dando visibilidad a la persona encargada de llevar a cabo la tarea y la autoridad que en ella hayamos depositado.

6. Proporcionar recursos e información de fondo. Antes de iniciar la tarea asignada, la persona encargada deberá recibir todos los recursos necesarios para poderla llevar a cabo, incluyendo recursos materiales e inmateriales. Hablamos de herramientas, métodos, recursos financieros, información, soporte técnico y emocional, entre otros. En otras palabras, debemos proporcionar a la persona delegada todo aquello que necesitaríamos nosotros mismos para poder realizar el trabajo.

7. Garantizar el feedback durante el proceso. No hay nada peor para una persona delegada que dejarla “sola ante el peligro”, especialmente las primeras veces que realiza un determinado trabajo. Cuando delegues debes asegurarte de establecer una forma de acompañamiento, o seguimiento, de la persona delegada con el objetivo de que sepa si el trabajo va por buen camino o no. La intensidad y la cantidad de ese acompañamiento dependerá, obviamente, de diversos factores: experiencia, complejidad, confianza, por citar algunos. No olvidemos que hasta los más altos cargos ejecutivos deben pasar cuentas con los accionistas con cierta periodicidad.

Hasta aquí el método de una delegación eficaz, pero ¿qué pasa con el “delegante”? ¿Qué actitudes debe tener? La delegación efectiva requiere proceso estructurado, como el que hemos descrito, además la persona que delega debe tener unas cierta actitud que la favorezca. Debe ser capaz de:

• Desarrollar relaciones de confianza con los colaboradores.
• Ser capaz de dejar de lado el trabajo de detalle.
• Saber dejar que otros tomen decisiones.
• Centrarse en los resultados deseados, no los métodos.
• Estar abierto a nuevas ideas y enfoques.
• Ayudar a que las personas aprendan de sus errores.
• Sentirse recompensado por el éxito de los demás.

Si bien el método es relativamente fácil de aprender, y de poner en práctica, lo que habitualmente nos frena a la hora de delegar suelen ser factores actitudinales. Es en este punto donde entran de lleno nuestras habilidades personales y nuestra capacidad de gestionar situaciones de cierta incertidumbre, e incluso de falta de confianza hacia los demásn. En otras ocasiones será el miedo a perder nuestra posición la que nos impedirá ceder parte de nuestra autoridad, o sencillamente la idea de que nosotros lo hacemos mejor y más rápido.

Sea como fuere, qué duda cabe, delegar nos puede aportar una notable mejora de nuestra calidad de vida, tanto en el ámbito profesional como en el personal. Como tantas otras cosas en la vida, es una cuestión de empezar poco a poco, con tareas sencillas que nos permitan sentirnos cómodos delegándolas, y estando alerta a las dificultades, que probablemente aparecerán, para sobreponernos de la mejor forma posible.

La ayuda de un coach puede ser decisiva a la hora de superar determinadas dificultades de tipo actitudinal y puede contribuir a reducir la curva de aprendizaje del proceso de delegación.

Fuente: Rafael Adame
Para más información: coachingvalles.com