Seguramente, y entre otras tantas expresiones, nos resultará familiar escuchar o hacernos eco de frases tales como “No he tenido un momento”, “He comido en cinco minutos”, “No he podido llamarte en todo el día”, “La reunión se ha extendido”, “El tráfico estaba imposible”, etc. Es necesario reflexionar sobre el hecho de que muchos de los aspectos que intervienen en tales comentarios contemplan factores ajenos a nuestro dominio; sin embargo, todos ellos afectan a nuestro tiempo, que es real e indefectiblemente insustituible, inelástico, inexorable, indispensable y equitativo.
La pregunta entonces sería ¿cómo valoras tu tiempo?, ¿eres realmente consciente de la manera en que lo dispones?, ¿sabes organizarte o al final del día te quedas con la sensación de no haber cumplido tus objetivos? Seguramente el final de una jornada laboral suele dejar a muchas personas insatisfechas y con la sensación de haber malgastado buena parte del tiempo en acciones estériles, lo que puede provocar sensaciones de culpa o de frustración. Los expertos aseguran que utilizamos, por lo general, sólo un tercio del día para resolver asuntos realmente importantes; el resto se destina a actividades que no tienen particular relevancia ni para el negocio ni para nuestros objetivos personales. Lo lógico sería, en principio, organizarnos según el siguiente esquema:
- Hemos de tener en cuenta que no valen las buenas intenciones si luego hay pocos resultados; lo que conseguimos es lo que cuenta. La eficacia y la eficiencia, es decir, lograr los mejores resultados en el menor tiempo y con los recursos mínimos, sólo se consigue con una administración correcta de nuestros minutos, horas y días venideros.
- Es por ello que focalizar, valorar y ser realista con las prioridades son puntos esenciales para originar una correcta organización de las tareas y los objetivos. Y aunque no son esas las únicas premisas, sí es única la percepción del tiempo según la forma de ser, el carácter y el temperamento.
Henri Laborit decía que nuestra naturaleza nos conmina a actuar con cierta negligencia seducidos por el confort y el bienestar. El deseo de realizar lo mínimo y con el menor esfuerzo es un hándicap a la hora de organizar nuestro tiempo.
Laborit consideró que en nuestra distribución de tareas priorizamos lo que nos resulta más fácil antes que lo es difícil; lo que se hace enseguida antes de lo que nos toma tiempo; lo que sabemos hacer antes de lo que nos resulta nuevo; lo que es urgente antes de lo que es importante.
Esta tendencia depende en gran medida de nuestro temperamento, siendo éste la parte irresoluble de nuestra personalidad, y que por ello nos lleva una y otra vez a cometer los mismos errores en la distribución de nuestro tiempo, y en la realización de nuestras tareas.
Si, por ejemplo, nuestro temperamento es melancólico, nos consumiremos planificando y previendo posibilidades adversas. En el ímpetu paradójico de planificar seguramente perderemos mucho del preciado tiempo disponible. El melancólico precisa de un análisis exhaustivo antes de tomar decisiones, además de querer que las cosas sean perfectas, y para ello las repasa una y otra vez. Lo mejor en este caso es planificar lo lógico y evitar contemplar todas las factibilidades.
Si en cambio nuestro temperamento es flemático, elegiremos lo fácil antes que lo difícil, o lo que nos gusta hacer contra lo ingrato; en ningún caso aceptaremos realizar tareas contrarreloj. Nos costará defender lo que queremos, dejando que nos impongan tareas que rompen nuestra planificación. Viviremos entre la desmotivación y no, y tenderemos a priorizar aquello que es más simple sobre lo complejo, llegando incluso a esconder aquello que no somos capaces de resolver para no tener conflictos. Lo mejor para los flemáticos es fragmentar las actividades para alcanzar la motivación en lo secuencial de las tareas.
El temperamento colérico también es un enemigo de nuestro tiempo, pues nos hace focalizar desde lo urgente y no desde lo importante. La frase predilecta de un colérico es: “Me encantaría… en cuanto encuentre tiempo seguro que lo hago”. El foco de los coléricos está puesto en los resultados, y en la realización de las tareas para alcanzarlos. Cuando somos coléricos nos cuesta repasar los trabajos y nos exigimos productividad contra calidad. Aquí lo más adecuado sería reflexionar antes de actuar, y aprender a evaluar las potencialidades disponibles para optimizar el trabajo, evitando ir directamente a los resultados y sin mediar nada más.
Por último, nos encontramos con el temperamento sanguíneo, que es aquel que adora hacer las cosas que le gustan y pone pasión y perfección en ello. Pero también está el lado menos elegante: el sanguíneo disfruta de las cosas que le requieren poco tiempo y le permiten evadirse de la responsabilidad con rapidez; aquí el problema radica en la falta de profundidad, en la necesidad de terminar cuanto antes sin importar el cómo. Cuando somos sanguíneos ponemos el énfasis en las relaciones y en un segundo plano las tareas. El mayor raptor de tiempo para este temperamento es su necesidad de crear buen clima a su alrededor. En este caso debemos lograr un equilibrio emocional y repartir cada tarea según la necesidad, y no según nuestra comodidad.
Ya vemos que, aun habiendo expuesto algunas de las casuísticas temperamentales y algunas posibilidades, sólo hemos considerado las más habituales a título contemplativo. Las variantes son múltiples; sin embargo, existen herramientas que, teniendo en cuenta estos factores, nos ayudan a optimizar nuestra manera peculiar de manejar el tiempo.
Para dar una respuesta eficiente a las dificultades en la gestión del tiempo, el Instituto Hune propone un enfoque novedoso en el que se combinan el estudio de los comportamientos de los integrantes de los equipos, con un estudio de las causas objetivas y subjetivas que confluyen en el desarrollo de cualquier proyecto. De este modo la solución permea en todos los agentes que inciden en el rendimiento temporal de los proyectos.
El Instituto Hune, a través de seminarios y cursos, busca colaborar con las organizaciones de una forma activa y solidaria dentro de un escenario cambiante donde la dirección de personas está ocupando un lugar relevante, y se está superando la etapa de autocracia que no ha permitido el crecimiento y desarrollo del capital humano. El tiempo lo viven las personas y son ellas las únicas que pueden optimizar su rendimiento a través de un trabajo que revolucione el interior para evolucionar el exterior.
En principio, se intenta eliminar los malos hábitos y cambiarlos para alcanzar experiencias únicas reforzando los hábitos de éxito. En pos de resolver esta situación, se estudian los valores y las competencias, lo que posibilita que la organización gane autoestima y confianza en su impacto social, cuidando los hábitos para establecer criterios estables que permitan el enriquecimiento y el progreso constante.
Este artículo habla básicamente cómo la percepción del tiempo y el logro de los resultados se dan desde los Temperamentos y las Competencias (Eficiencia/Eficacia), por lo cual, os recomendamos el curso de “Experto en Comunicación No Verbal“. Estos dos temas son parte de sus módulos.
El Curso de Experto en Comunicación No Verbal de Instituto Hune, en colaboración con la Universidad de Alcalá de Henares, constituye un nuevo análisis de las interacciones humanas y un novedoso campo de estudio.
¿Tu temperamento es melancólico, flemático, colérico, o sanguíneo?
Innovación, Inteligencia competitiva.
Honestidad, integridad y compromiso ético.
Unidad y marca personal.
Novedad y creatividad.
Excelencia organizativa.
Fuente: Joaquina Fernández
Para más información: Instituto Hune





























La esclavitud de las reuniones.
Parte de la baja productividad de nuestras empresas es consecuencia de que hacemos muy mal las reuniones. Son largas, tediosas, a veces interminables y normalmente se convocan sin objetivos
¿Cómo se combate eso? Ahí van algunas sugerencias.
1. Distribuir previamente información a los asistentes, detallando el contenido y los nombres de las personas que van a participar. La comunicación y la calidad de la participación de los asistentes será infinitamente mejor. Es evidente que hay que informarse antes de comunicar.
2. El responsable de la reunión debe centrar el tema de la misma.
3. Poner límites horarios a las reuniones (hora de inicio y de finalización).
4. Poner límites a las distracciones al iniciar la reunión (entradas de llamadas «urgentes», uso de teléfonos y ordenadores, etc.).
5. Favorecer la comunicación interna: del jefe/a a la secretaria/ o; de los mandos intermedios al personal.
6. Evitar comisiones para resolver problemas. Se suele decir que un camello es el resultado de una comisión que diseña un caballo. ¿Qué hacer de forma alternativa? Nombrar un responsable para resolver el problema advirtiendo de que consultará a cada uno de los especialistas en la materia que haya en la empresa. Pero sólo una persona y no la comisión es quien debe tener la responsabilidad de resolver el asunto.
7. Hay que realizar un acta con un pequeño esquema de lo que se ha tratado y es muy importante redactar unas conclusiones en las que también se incluya la asignación de tareas, los responsables de cada una de ellas y los plazos en los que se deben llevar a cabo.
8. Distribuir el acta a los asistentes sin demora.
Pero no todas las reuniones son iguales aunque usemos el mismo nombre para referirnos a ellas.
Es importante definir el esquema de reuniones necesario en cada empresa:
a) Hay unas para presentar proyectos. Es conveniente en este caso que la presentación no sobrepase los veinte minutos y que el uso del PowerPoint se ajuste a las normas ya comentadas.
b) Hay reuniones para recoger impresiones y opiniones.
c) Hay otras para actualizar a la dirección, en sentido amplio, acerca de la marcha de la empresa, y ahí se pide que cada presentador sólo utilice un máximo de cinco diapositivas de PowerPoint.
d) Hay otras que cumplen un objetivo más estratégico, en las que el director, o incluso el presidente, se reúne con la base de empleados para informar y responder preguntas. No hace falta decir que estas son las que menos abundan a pesar de que cuando se celebran se aprecian sus efectos benéficos.
Parte del tiempo de las reuniones, sobre todo las generales, se invierte en conocer las presentaciones internas que se hacen en las empresas. Eso es interesante, siempre y cuando no sean innecesariamente largas. Hay empresas norteamericanas en las que suelen advertir que existe una relación directa entre mayor número de diapositivas de PowerPoint y baja productividad del empleado.
Por otro lado, no somos nadie profesionalmente, o poco, es muy cierto, sin un móvil o sin una Blackberry, o su equivalente. Pero en el otro extremo están esas reuniones que llegan al límite del ridículo y sobre todo destacan por su ineficiencia, en las que todo el mundo se sienta, pone delante su terminal de comunicación y comienza a contestar correos y mensajes, con lo que se distrae constantemente y distrae a los demás. A veces se interrumpe la reunión para comunicar noticias que llegan en ese momento, incluso sin demasiada trascendencia. De ese modo, se alcanza una situación absolutamente inversa a lo que se pretende: se quiere estar conectado a la perfección pero a costa de desconectarse total o parcialmente de la reunión, que, a lo mejor, ha costado mucho tiempo convocar y en ocasiones con gastos de viajes. Eso explica, en parte, la baja productividad en las empresas.
Fuera del ámbito laboral, el escenario más deplorable en materia de reuniones suele encontrarse en las juntas de comunidades de vecinos. Allí se dan cita las pequeñas miserias del edificio o de la urbanización, y una serie de personajes hallan en ese espacio comunicativo la gran ocasión, bien para vengarse del mundo, o para exhibir sus conocimientos. Deberían filmarse esas reuniones para emitirlas en clases de «cómo no conducir una reunión» o «cómo enredarse en un punto banal durante hora y media».
Porque consideramos que las reuniones y la comunicación profesional son esenciales para las empresas, el Instituto de Comunicación Empresarial (ICE) celebra en Santander del 23 al 27 de julio de 2012 el curso “Comunicación eficaz para profesionales” dentro de la programación veraniega de la Universidad Internacional Menéndez Pelayo. Pueden encontrar más información en www.uimp.es
Fuente: Manuel Campo Vidal, Director del Instituto de Comunicación Empresarial.
Para más información: ICE.