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¿Cómo conseguir reuniones
efectivas y rentables?

Reuniones que se postergan, que se extienden, que cambian de horario, que no resuelven, que no suman, que no interesan, que están fijadas con cierta frecuencia, aunque no tengan un objetivo concreto y una lista interminable. Las reuniones son habituales, pero pocas de ellas son verdaderamente efectivas, útiles y funcionales al objetivo que persiguen.

En ese sentido, no hay sensación más frustrante que salir de una reunión y sentir que hemos perdido el tiempo, que se han lucido los discursos personalizados e inútiles, que no hemos tenido espacio para hablar o debatir y que las aportaciones de valor han sido nulas. Muchos de nosotros salimos de las reuniones tratando de recordar en qué estábamos antes de ellas, para retomar la tarea y olvidar ese paréntesis que solo nos ha robado tiempo productivo. ¿Triste? Mucho. Seguramente también lo es para los directivos que promueven estas reuniones intentando mejorar los índices de rentabilidad.

Ahora bien, ¿por qué nos cuesta tanto
aprovechar el tiempo e ir al grano?

Según nos comenta Isabel Boix, nuestra experta en coaching estratégico, en la mayoría de los casos quienes lideran las reuniones no cierran claramente el/los objetivos principal/es; no saben cómo guiar el evento para que no se desvíe en divagaciones y/o especulaciones; tampoco tienen claro cómo evitar las confrontaciones, cómo manejar equitativamente los tiempos de la palabra, cómo impedir que la gente se incorpore a destiempo, o cómo reconducir los temas para evitar caer en el desgaste de discursos vacíos.

En ese sentido, y como mencionábamos en artículos anteriores, el coaching estratégico es una disciplina que nos ayuda a transformar en fácil lo difícil. Nos ayuda a encontrar alternativas para poder mejorar la efectividad de las reuniones y convertirlas en espacios fértiles para que surjan las aportaciones; ricos para que las personas se expresen y se escuchen para comprender -y no para responder-, y rentables para que el tiempo invertido se refleje cualitativa y cuantitativamente en los proyectos y en los resultados. Pero sobre todo, nos permite definir claramente los objetivos de la reunión para que el eje de desarrollo esté focalizado en ello y no sea un concepto vago o disperso, como habitualmente ocurre.

El papel del coach dentro del proceso de coaching estratégico para lograr reuniones efectivas y rentables es fundamental, pues nos facilita trabajar paralelamente en el objetivo “micro” y “macro” que supone una reunión efectiva. Es decir, hay un objetivo macro para planificar reuniones efectivas y rentables en general y un objetivo micro para que cada una de ellas cumpla el objetivo con el que fue concebida.

El enfoque estratégico nos permite:
  • Comprender el estado presente. Entender qué sucede, por qué siempre pasa lo mismo y por qué las ideas para mejorarlas no funcionan.
  • Aclarar el estado deseado. Definir concretamente el/los verdadero/s problema/s que queremos solucionar y que funcionan como denominador común en la planificación y/o en el desarrollo de muchas reuniones: la mala comunicación, la falta puntualidad, la facilidad de dispersión, los tiempos de exposición, etc., o todo ello y más.
  • Evaluar las soluciones intentadas hasta ahora. Revisar aquellas soluciones que sí habían funcionado antes, pero ya no. Por ejemplo, el mail recordatorio el día anterior en el que pedía respetar la puntualidad y definía límites de tiempo de la palabra, ha dejado de ser útil.
Para encontrar respuestas y soluciones en cada una de las cuestiones que hemos planteado, se utilizan técnicas de probada efectividad; entre ellas:

La técnica de cómo empeorar: se trata de imaginar el peor escenario, por ello, ya nos permite poner en acción la creatividad y amenizar cualquier debate. ¿Por qué? Básicamente porque supone un comenzar por un origen abismalmente opuesto al que solemos plantearnos en casi en la totalidad de las situaciones. Veamos un poco más.

La técnica propone preguntarnos: “¿cómo podríamos empeorar las cosas?”. Al realizar este tipo de preguntas, las personas tienen ante ellas una forma diferente de plantearse un reto y comienzan una construcción estratégica inversa; es decir, a empeorar la situación en vez de mejorarla. Lo que sucede es que cuando nos centramos en complicar nuestros problemas surgen involuntariamente soluciones alternativas nunca imaginadas hasta el momento. Es lo que se llama lógica paradójica.

Según nuestra especialista, uno de los beneficios más relevantes de esta intervención es que muestra y enseña las pautas del modelo para su aplicación en sucesivas situaciones.

No hay dependencia; por el contrario, este modelo fomenta la autonomía de quienes asisten regularmente a este tipo de eventos, y de quienes lideran reuniones y necesitan pautas novedosas y creativas que sumen efectividad y rentabilidad a las mismas.

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